В БЛОКНОТ ДЕЛОВОЙ ЖЕНЩИНЫ

Иногда кажется, что, не будь телефона, деловая жизнь стала бы намного упорядоченнее, спокойнее, эффективнее. Скажем, только я сел писать эту заметку, как затрезвонил аппарат на моем столе. Срочное дело. И вот я уже сам накручиваю диск, до кого-то дозваниваюсь. с кем-то договариваюсь, мне звонят.
Прошли часы, прежде чем я вновь взялся за перо.
Но вместе с тем телефон — это незаменимый друг, помощник в работе. И чтобы он не превратился в помеху, нужно придерживаться некоторых несложных правил, основное из которых мы сформулируем так: лучше один раз сказать, чем сто раз написать. Телефон удобен в деловой жизни именно оперативностью. Письмо, записка, запрос идут долго, еще дольше ждут, пока их прочтут, рассмотрят. А с помощью телефона вопрос можно решить быстро и эффективно. Не понял — переспроси.
Вас не поняли — растолкуйте. Есть необходимость обсудить вопрос после дополнительного анализа — связались еще раз.
Вас нет, хотя вы на месте. Вам дали срочное задание, требующее сосредоточенности, а тут, как назло, звонок за звонком. Что делать? Если у вас отдельный кабинет, лучше попросту отключить аппарат. Скажете, что это невежливо? А вежливо срывать задание, от выполнения которого, быть может, зависит жизнедеятельность многих производственных подразделений? К тому же, разрываясь между телефоном и письменным столом, деловая женщина не в состоянии ни настроиться на разговор, ни вникнуть в работу.
Ну. а как быть, если вы занимаете кабинет вместе с сослуживцами? Телефон не отключишь, он нужен другим. Как показывает практика. в этом случае уместно попросить коллег отвечать на звонки в ваш адрес так: «У нее срочная работа. Что ей передать?» Если на другом конце провода вежливый человек, он только в чрезвычайном случае решится оторвать вас от дела.
Телефона бояться — авторитета не завоевать. Иногда приходится наблюдать наивные уловки избежать ответственности: то просят сослуживцев соврать, что такой-то или такого-то нет на месте. Или сами говорят измененным голосом то же самое. Причина? Боятся разговора. в котором придется четко и ясно сказать «да» или «нет». Вот и идет игра в кошки-мышки по-служебному. Не лучше ли честно и открыто признаться, что не в ваших силах решить проблему, или помочь, или ответить на вопрос.
Иначе у сослуживцев сложится о вас мнение как о несерьезном, неделовом человеке. И авторитета вам не завоевать.
Долог разговор — мал результат. Есть у некоторых деловых женщин привычка «висеть» на телефоне, обсуждая в подробностях все. что относится и что не относится к теме разговора. Разговор должен быть коротким, по существу затронутых вопросов. Между прочим, длительные телефонные разговоры не так уж и безобидны, они, как отмечают специалисты, способны блокировать телефонную сеть. К сведению словоохотливых: в некоторых городах страны уже проводится эксперимент по повременному учету стоимости каждого разговора. И это удерживает абонентов от лишних разговоров, в том числе и по служебным телефонам.
Сэкономил на вежливости — потерял рабочее настроение. У общения по телефону есть своя этика. Нередко приходится разговаривать по телефону с человеком, которого мы никогда не видели. «Здравствуйте», «до свидания», «спасибо», «прошу вас» — до чего же часто деловые люди забывают говорить эти слова, когда держат в руке телефонную трубку. «Иванову!» — и точка. Нужно уважать и беречь своего невидимого и подчас незнакомого собеседника, чтобы он уважал и берег вас.
Ведь он может отреагировать соответствующим образом: «Ивановой нет!» — и положить трубку. И гадай: то ли Иванова вышла из комнаты, то ли она в командировке, то ли ее послали на овощебазу. Если она все-таки
объявится, то когда приблизительно. Приходится снова набирать номер, выспрашивать. Теряется время, а заодно и нервы портятся.
А теперь сравните. «Здравствуйте. Позовите. пожалуйста. Киру Николаевну Иванову». «Добрый день. Киру Николаевну вызвал завсектором. Она будет минут через пятнадцать». «Спасибо. До свидания». Просто, вежливо. Отметим попутно, что первым кладет трубку позвонивший.
Есть, правда, мнение, что наше время требует быстроты передачи и приема информации, потому люди и опускают в телефонном разговоре «здравствуйте», «пожалуйста» и прочие слова. Но этот же ускоренный ритм современной деловой жизни требует беречь нервы, которые напрягаются, если разговор ведется без соблюдения элементарных правил тактичности. уважения. Деловые люди не роботы, с которыми можно общаться, не обращая внимания на их эмоции.
Телефон служебный — разговор личный.
Вокруг телефона на службе порой разгораются нешуточные конфликты. И самый распространенный среди них — личные разговоры в рабочее время. Некоторые руководители женских коллективов зорко следят за разговорами по телефону, пресекая малейшие попытки бесед на внеслужебные темы. Разумеется, когда на весь кабинет обсуждается покрой модной новинки или игра популярного актера в последнем фильме, это несовместимо с деловой жизнью. Но у деловой женщины в течение рабочего дня возникает необходимость в личном телефонном звонке. Пришел ли сын из школы, появилось ли в аптеке нужное лекарство, есть ли набор в секцию аэробики — мало ли поводов для минутного разговора в течение рабочего дня? Эти звонки вряд ли существенно отразятся на выполнении служебных обязанностей, правда, еще раз подчеркнем, при условии их краткости.
Разумеется, эти правила и советы далеко не исчерпывают все аспекты, связанные с общением по телефону на службе. Но надеемся, что они помогут деловой женщине превратить аппарат на ее столе в верного и надежного помощника в работе.
Б. ВЕДЕНЕЕВ

Работница № 12 декабрь 1984 г.